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Meldeschein-Vorlage 2026 (PDF)
Dieselben Felder, die Oasify beim Check-in automatisch ausfüllt — als leeres PDF zum Ausdrucken. Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, bestätigen Sie den Link in der Mail, und die Vorlage ist da.
Was in der Vorlage steht
Die Vorlage ist ein DIN-A4-Formular (Querformat) mit den Angaben, die das Bundesmeldegesetz für Beherbergungsstätten vorschreibt. Oben tragen Sie den Namen Ihres Betriebs ein, darunter füllt der Gast seine Daten aus und unterschreibt. Die Felder sind absichtlich nicht mehr und nicht weniger als gesetzlich verlangt — jedes zusätzliche Feld wäre eine Datenerhebung, die Sie begründen müssten.
Für die Rechtslage dahinter — wer wann unterschreiben muss, was sich 2025 geändert hat und welche Bußgelder drohen — lesen Sie den Leitfaden Meldepflicht für Ferienwohnungen. Diese Seite hier beschränkt sich auf das Ausfüllen.
Ausfüllhilfe: Feld für Feld
| Feld | Was eingetragen wird | Typische Fehler |
|---|---|---|
| Familienname, Vornamen | Exakt wie im Ausweisdokument, alle Vornamen. | Rufname statt Vornamen laut Pass; Umlaute „übersetzt". |
| Geburtsdatum | Aus dem Ausweisdokument übernehmen. | Zahlendreher bei Tag und Monat — Dokument daneben legen. |
| Staatsangehörigkeit | Wie im Dokument, bei mehreren die im vorgelegten Dokument. | Wohnsitzland statt Staatsangehörigkeit eintragen. |
| Ausweisart, Ausweis-/Passnummer | Reisepass, Personalausweis oder Passersatz mit Seriennummer. | Nummer abschreiben ohne das Dokument selbst zu sehen. |
| Anschrift | Hauptwohnsitz des Gastes mit Land. | Anschrift der Ferienwohnung eintragen. |
| Ankunftstag, voraussichtlicher Abreisetag | Datum der tatsächlichen Anreise; Abreise laut Buchung. | Buchungsdatum statt Anreisedatum. |
| Mitreisende Personen | Mitreisende ausländische Gäste mit Staatsangehörigkeit; Familien und Gruppen können auf einem Schein erfasst werden. | Kinder vergessen; für jede Person einen eigenen Schein ausfüllen lassen, obwohl ein gemeinsamer reicht. |
| Ort, Datum, Unterschrift | Eigenhändige Unterschrift des Gastes am Anreisetag. | Der Gastgeber unterschreibt „stellvertretend". |
Ausweis prüfen heißt nicht Ausweis kopieren
Sie müssen das Dokument sehen und die Nummer übernehmen — eine Kopie oder ein Foto des Ausweises ist dafür nicht nötig und ohne eigene Rechtsgrundlage unzulässig. Was erlaubt ist und was nicht, steht im Artikel Ausweiskopie in der Ferienwohnung: Was die DSGVO erlaubt.
Aufbewahrung und Vernichtung
Ausgefüllte Meldescheine bewahren Sie ein Jahr ab dem Abreisetag auf und vernichten sie danach innerhalb von drei Monaten. Praktisch heißt das: ein Ordner pro Monat, und jeden Monat wandert der Ordner von vor 13 Monaten in den Schredder. Wer Scheine „zur Sicherheit" länger sammelt, verstößt gegen die Speicherbegrenzung der DSGVO — und trägt das Risiko, wenn die Ordner abhandenkommen.
Die Scheine sind für die Meldebehörde und die Polizei bestimmt; sie werden nicht eingereicht, sondern auf Verlangen vorgelegt. Etwas anderes gilt für die Kurtaxe: Dafür verlangen viele Gemeinden eigene Meldungen, häufig monatlich — dazu der Leitfaden Kurtaxe für Ferienwohnungen.
Bundesland und Gemeinde: Was zusätzlich gelten kann
Die Pflichtfelder der Vorlage kommen aus dem Bundesmeldegesetz und gelten überall in Deutschland. Darüber hinaus dürfen die Länder und vor allem die Gemeinden weitere Angaben vorschreiben — meist nicht für die Meldepflicht selbst, sondern für Kurtaxe, Gästebeitrag oder Gästekarte. In Kur- und Tourismusorten ist deshalb oft ein kombiniertes Formular üblich, das den Meldeschein mit der Kurtaxe-Erfassung verbindet.
Unsere Empfehlung: Fragen Sie einmalig bei Ihrer Gemeinde nach, ob ein eigenes Formular vorgeschrieben ist. Wenn nicht, reicht diese Vorlage. Wenn ja, nutzen Sie das Gemeindeformular — die Felder sind dieselben, nur ergänzt um die kommunalen Angaben.
Papier oder digital?
Die Papier-Vorlage funktioniert, kostet aber bei jeder Anreise Zeit: Der Gast muss vor Ort schreiben, Sie müssen das Dokument sehen, und der Schein muss ein Jahr lang geordnet aufbewahrt werden. Beim Self-Check-in mit Oasify füllt sich der Meldeschein aus dem Ausweis-Scan von selbst, der Gast unterschreibt auf dem Handy oder Tablet, und das PDF liegt mit Löschfrist im Archiv — für deutsche Gäste wird gar kein Schein erzeugt. Wie das aussieht, zeigt die Seite Digitaler Meldeschein für Ferienwohnungen.
Keine Rechtsberatung
Diese Seite und die Vorlage fassen die Rechtslage nach unserem Kenntnisstand (August 2026) zusammen und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Bundesmeldegesetz, das Landesrecht und die Satzung Ihrer Gemeinde.