Darf ich als Gastgeber den Ausweis meiner Gäste kopieren?

Die häufigste Verwechslung: Prüfen statt Kopieren

Die beherbergungsrechtliche Meldepflicht verlangt bei ausländischen Gästen, dass du ihre Identität anhand eines gültigen Ausweis- oder Passdokuments prüfst und bestimmte Angaben (z. B. Art und Nummer des Dokuments) auf dem Meldeschein notierst. Sie verlangt jedoch nicht, dass du eine dauerhafte Kopie des Ausweises anfertigst und aufbewahrst. Das ist der entscheidende Unterschied — und der Grund, warum viele Ausweiskopien rechtlich überflüssig sind.

Ist das Kopieren überhaupt erlaubt?

Grundsätzlich ja — aber nur unter Bedingungen. Das Personalausweisgesetz erlaubt seit einigen Jahren ausdrücklich, dass vom Personalausweis Kopien erstellt werden. Dabei gelten jedoch klare Grenzen:

• Die Kopie muss eindeutig als Kopie erkennbar sein.
• Sie darf nur durch den Ausweisinhaber selbst oder mit dessen Zustimmung angefertigt werden.
• Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die tatsächlich benötigt werden — nicht „auf Vorrat".
• Die auf dem Chip gespeicherten Online-Ausweis-Daten dürfen nicht ausgelesen werden.

Mit anderen Worten: Eine Ausweiskopie ist kein Selbstläufer. Sie ist nur dann sauber, wenn es einen konkreten Grund dafür gibt und der Gast zustimmt.

Was sagt die DSGVO?

Ein Ausweis enthält besonders viele personenbezogene Daten. Die DSGVO verlangt deshalb eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung sowie Datensparsamkeit (Art. 5 DSGVO): Du darfst nur das erheben und speichern, was für den jeweiligen Zweck nötig ist. Eine vollständige Ausweiskopie aller Gäste „für alle Fälle" aufzubewahren ist in den allermeisten Fällen nicht zu rechtfertigen — und damit ein Datenschutzrisiko.

Wie identifiziere ich Gäste rechtssicher?

Für die meisten Ferienwohnungen ist dieser Weg ausreichend und sauber:

• Sichtprüfung des Ausweises bei der Identitätsfeststellung (vor Ort oder per geführtem Online-Check-in).
• Nur die nötigen Felder erfassen — also die Angaben, die der Meldeschein verlangt, statt einer Komplettkopie.
• Fristgerecht löschen, sobald der Zweck (Meldepflicht) erfüllt und die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Wie Oasify das löst

Beim digitalen Check-in liest Oasify per Texterkennung gezielt die benötigten Felder aus dem Ausweis aus, statt unkontrolliert Komplettkopien anzuhäufen. Dokumente werden verschlüsselt verarbeitet, in EU-Rechenzentren gespeichert und nach Ablauf der gesetzlichen Frist automatisch gelöscht — Datensparsamkeit ist damit kein manueller Kraftakt, sondern eingebaut. Wie der gesamte Ablauf aussieht, zeigt unser Self-Check-in-Leitfaden.