Meldepflicht für Ferienwohnungen: Was seit 2025 gilt

Was hat sich 2025 geändert?

Bis Ende 2024 musste praktisch jeder Übernachtungsgast in Deutschland einen Meldeschein ausfüllen — vom Hotel bis zur privaten Ferienwohnung. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist damit zum 1. Januar 2025 Schluss: Für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit entfällt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten vollständig. Sie müssen keinen Meldeschein mehr ausfüllen und nicht mehr unterschreiben.

Der Hintergrund ist Bürokratieabbau: Über 90 Millionen Meldescheine pro Jahr mussten bislang ausgefüllt, abgelegt und wieder vernichtet werden. Dieser Aufwand fällt für inländische Gäste nun weg.

Für wen gilt der Meldeschein noch?

Für ausländische Gäste bleibt alles beim Alten: Sie müssen weiterhin einen Meldeschein ausfüllen und handschriftlich unterschreiben. Grund ist das EU-Recht, das einer vollständigen Abschaffung entgegensteht. Maßgeblich sind die §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz (BMG): Sie verpflichten ausländische Gäste, am Anreisetag einen besonderen Meldeschein zu unterschreiben und sich auszuweisen, und regeln die zu erfassenden Daten sowie die Aufbewahrung.

Verantwortlich für die Erfassung ist der Beherbergungsbetrieb, also du als Gastgeber — egal, ob du eine Wohnung oder zwanzig vermietest. Der Gast wiederum muss den Meldeschein am Anreisetag wahrheitsgemäß ausfüllen.

Welche Daten muss der Meldeschein enthalten?

Für ausländische Gäste erfasst der Meldeschein die für die Beherbergung relevanten Daten. Dazu gehören typischerweise:

• Tag der Ankunft und Tag der Abreise
• Vor- und Familienname(n) des Gastes
• Geburtsdatum
• Anschrift (Wohnort)
• Staatsangehörigkeit
• Zahl der mitreisenden Ausländer und deren Staatsangehörigkeit
• Seriennummer des gültigen Passes oder Passersatzpapiers

Reist eine Familie oder Gruppe gemeinsam an, genügt in der Regel, dass eine Person für die Mitreisenden unterschreibt — die genauen Vorgaben können je nach Bundesland abweichen.

Ausweis prüfen ist nicht gleich Ausweis kopieren

Bei ausländischen Gästen musst du die Identität anhand eines gültigen Reisepasses, Personalausweises oder Passersatzpapiers prüfen. Wichtig: „Prüfen" meint Vorlage und Sichtkontrolle — nicht automatisch das dauerhafte Anfertigen einer Ausweiskopie.

Trotz Wegfall: Die Kurtaxe verlangt weiter eine Erfassung

Hier liegt der häufigste Irrtum: Dass der Bundes-Meldeschein für deutsche Gäste weg ist, heißt nicht, dass du gar keine Gästedaten mehr erheben musst. In vielen Tourismusorten verlangen kommunale Kurtaxe- oder Beherbergungssteuer-Satzungen weiterhin eine Meldung der Übernachtungsgäste — vollkommen unabhängig vom Bundesmeldegesetz. Wer Kurtaxe abführt, muss Gäste, Übernachtungen und oft auch Ermäßigungsgründe (Kinder, Schwerbehinderung) sauber dokumentieren.

Für dich heißt das: Eine strukturierte Gästeerfassung lohnt sich auch 2025 weiter — nur ist der Treiber jetzt häufiger die Kommune als der Bund. Eine gute Lösung erledigt beides in einem Schritt: den Meldeschein für ausländische Gäste und die für die Kurtaxe nötigen Angaben.

Wie lange muss ich Meldescheine aufbewahren?

Meldescheine für ausländische Gäste sind grundsätzlich ein Jahr ab der Abreise aufzubewahren. Nach Ablauf dieser Frist müssen sie innerhalb von drei Monaten vernichtet werden. Das ist kein „Kann", sondern Pflicht: Wer Meldescheine unbegrenzt sammelt, verstößt gegen das Prinzip der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO).

Papier oder digital?

Lange war der handschriftlich unterschriebene Papier-Meldeschein der Standard. Inzwischen sind digitale Meldescheine grundsätzlich zulässig — das Bundesmeldegesetz erlaubt ausdrücklich eine elektronische Alternative zur handschriftlichen Unterschrift. Der Gast füllt seine Daten online aus, statt am Empfang einen Zettel auszufüllen. Das spart nicht nur Papier, sondern auch die fehleranfällige manuelle Ablage und die spätere Vernichtung: Eine gute Lösung löscht die Daten automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Was passiert bei Verstößen?

Wer die fortbestehenden Pflichten missachtet — etwa bei ausländischen Gästen gar keine Meldescheine führt oder sie nicht aufbewahrt —, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Auch bei der Kurtaxe drohen Nachforderungen, wenn die Erfassung lückenhaft ist. Eine saubere, automatisierte Erfassung lohnt sich also doppelt: rechtlich abgesichert und gleichzeitig weniger Arbeit.

Meldepflicht und Kurtaxe ohne Zettelwirtschaft erfüllen

Genau hier setzt ein digitaler Self-Check-in an: Der Gast trägt seine Daten vor der Anreise oder am Terminal selbst ein, das System erkennt die Staatsangehörigkeit, fordert bei ausländischen Gästen die Ausweisprüfung an und speichert alles DSGVO-konform — inklusive automatischer Löschung nach Fristablauf. Wie du so einen Ablauf einrichtest, zeigt unser Leitfaden zum Self-Check-in.