Was ist Self-Check-in überhaupt?
Beim Self-Check-in erledigt der Gast die Anreise eigenständig, ohne dass du persönlich vor Ort sein musst. Statt eines vereinbarten Übergabetermins bekommt der Gast einen geführten Ablauf: Daten eingeben, Identität bestätigen, Zugang erhalten. Das Ergebnis ist ein kontaktloser, rund um die Uhr verfügbarer Check-in. Für dich entfällt die Schlüsselübergabe, für den Gast die Wartezeit.
Die vier Bausteine eines guten Self-Check-ins
Ein durchdachter Self-Check-in ist mehr als nur ein Türcode. Er besteht aus vier Teilen, die ineinandergreifen:
- Datenerfassung: Der Gast trägt seine Angaben vor der Anreise online ein.
- Identitätsprüfung: Der Ausweis wird geprüft. Das ist wichtig für die Sicherheit und, bei ausländischen Gästen, für die Meldepflicht.
- Digitaler Meldeschein: Die für Meldepflicht (ausländische Gäste) und Kurtaxe nötigen Daten werden direkt rechtssicher erfasst und gespeichert.
- Zugang: Nach erfolgreicher Prüfung erhält der Gast automatisch den Türcode bzw. die Tür öffnet sich per Smart Lock.
Schritt 1: Die Tür schlüssellos machen
Herzstück ist ein Smart Lock. Geräte wie das Nuki Smart Lock lassen sich bei den meisten Türen ohne Bohren nachrüsten: Sie werden innen auf den vorhandenen Schließzylinder gesetzt. Darüber kannst du die Tür per App, Zahlencode oder zeitlich begrenztem Zugang öffnen. Genau diese zeitliche Begrenzung ist der Clou: Der Zugang gilt nur für den Buchungszeitraum.
Schritt 2: Den Online-Check-in aufsetzen
Der Gast soll seine Daten bequem vorab eingeben können: am Smartphone, per Link nach der Buchung. Hier werden Name, Anschrift und Mitreisende erfasst und der Ausweis geprüft. Idealerweise ist dieser Schritt mehrsprachig, damit auch internationale Gäste ihn ohne Hürde durchlaufen.
Schritt 3: Meldeschein und Ausweisprüfung verbinden
Damit der Check-in nicht nur bequem, sondern auch rechtssicher ist, gehören Meldeschein (für ausländische Gäste) und Identitätsprüfung in denselben Ablauf, und die für die Kurtaxe nötigen Angaben gleich mit. Achte darauf, nur die wirklich nötigen Daten zu erheben und sie fristgerecht zu löschen. Details dazu in unseren Beiträgen zur Meldepflicht und zur Ausweiskopie und DSGVO.
Schritt 4: Zugang automatisch freischalten
Erst wenn Datenerfassung und Identitätsprüfung abgeschlossen sind, wird der Zugang freigegeben: Der Gast erhält den Code oder die Tür öffnet sich. Diese Reihenfolge ist wichtig: Sie stellt sicher, dass niemand ohne abgeschlossene Erfassung in die Wohnung kommt.
Immer einen Fallback einplanen
Technik kann ausfallen: leeres Akku im Smart Lock, schlechtes Netz, ein verunsicherter Gast. Plane deshalb immer einen Plan B: einen Schlüsseltresor mit Notfallcode, eine erreichbare Telefonnummer oder einen Ansprechpartner vor Ort. Das verhindert die schlimmste aller Bewertungen: Der Gast steht nachts vor verschlossener Tür.
Häufige Stolperfallen
- Zu viele Schritte: Jeder zusätzliche Klick kostet Gäste. Halte den Ablauf so kurz wie möglich.
- Keine Sprachoptionen: Internationale Gäste brechen ab, wenn sie den Ablauf nicht verstehen.
- Datenschutz vergessen: Ausweisdaten gehören verschlüsselt gespeichert und automatisch gelöscht.
- Kein Test: Gehe den Check-in einmal selbst als Gast durch, bevor du ihn scharfschaltest.
Alles aus einer Hand
Du kannst diese Bausteine einzeln zusammenstecken oder eine Plattform nutzen, die sie bereits verbindet. Oasify führt Online-Check-in, Ausweisprüfung, digitalen Meldeschein und die Nuki-Türöffnung in einem Ablauf zusammen: Der Gast checkt selbst ein, der Zugang wird erst nach erfolgreicher Prüfung freigegeben, und die Daten werden DSGVO-konform verwaltet.
Text zum Film lesen
Anreise um 23 Uhr. Wer übergibt den Schlüssel? Schlüssel unter der Matte. Codes per SMS. Anrufe um Mitternacht. Und am Morgen danach: Ausweise abtippen, Meldescheine abheften. Mit Oasify checkt dein Gast selbst ein. Er bekommt vorab einen Link. Ausweis scannen, Buchung bestätigen, von zuhause oder an der Tür. Wo nötig, füllt sich der Meldeschein selbst aus. Erst dann kommt der Türcode. Ein eigener Code pro Buchung, nur für seinen Aufenthalt. Wird storniert, ist er sofort weg. Und du siehst jede Anreise live. Ohne Schlüssel. Du musst nicht mehr vor Ort sein. Dein Gast kommt an, wann er will. Oasify. Der Autopilot nach der Buchung.
Passende Lösung: Self-Check-in mit Oasify
Du willst den Self-Check-in nicht selbst zusammenstecken? So richtest du ihn mit Oasify in wenigen Minuten ein.