Was ist Self-Check-in überhaupt?
Beim Self-Check-in erledigt der Gast die Anreise eigenständig — ohne dass du persönlich vor Ort sein musst. Statt eines vereinbarten Übergabetermins bekommt der Gast einen geführten Ablauf: Daten eingeben, Identität bestätigen, Zugang erhalten. Das Ergebnis ist ein kontaktloser, rund um die Uhr verfügbarer Check-in. Für dich entfällt die Schlüsselübergabe, für den Gast die Wartezeit.
Die vier Bausteine eines guten Self-Check-ins
Ein durchdachter Self-Check-in ist mehr als nur ein Türcode. Er besteht aus vier Teilen, die ineinandergreifen:
- Datenerfassung: Der Gast trägt seine Angaben vor der Anreise online ein.
- Identitätsprüfung: Der Ausweis wird geprüft — wichtig für die Sicherheit und, bei ausländischen Gästen, für die Meldepflicht.
- Digitaler Meldeschein: Die für Meldepflicht (ausländische Gäste) und Kurtaxe nötigen Daten werden direkt rechtssicher erfasst und gespeichert.
- Zugang: Nach erfolgreicher Prüfung erhält der Gast automatisch den Türcode bzw. die Tür öffnet sich per Smart Lock.
Schritt 1: Die Tür schlüssellos machen
Herzstück ist ein Smart Lock. Geräte wie das Nuki Smart Lock lassen sich bei den meisten Türen ohne Bohren nachrüsten — sie werden innen auf den vorhandenen Schließzylinder gesetzt. Darüber kannst du die Tür per App, Zahlencode oder zeitlich begrenztem Zugang öffnen. Genau diese zeitliche Begrenzung ist der Clou: Der Zugang gilt nur für den Buchungszeitraum.
Schritt 2: Den Online-Check-in aufsetzen
Der Gast soll seine Daten bequem vorab eingeben können — am Smartphone, per Link nach der Buchung. Hier werden Name, Anschrift und Mitreisende erfasst und der Ausweis geprüft. Idealerweise ist dieser Schritt mehrsprachig, damit auch internationale Gäste ihn ohne Hürde durchlaufen.
Schritt 3: Meldeschein und Ausweisprüfung verbinden
Damit der Check-in nicht nur bequem, sondern auch rechtssicher ist, gehören Meldeschein (für ausländische Gäste) und Identitätsprüfung in denselben Ablauf — und die für die Kurtaxe nötigen Angaben gleich mit. Achte darauf, nur die wirklich nötigen Daten zu erheben und sie fristgerecht zu löschen — Details dazu in unseren Beiträgen zur Meldepflicht und zur Ausweiskopie und DSGVO.
Schritt 4: Zugang automatisch freischalten
Erst wenn Datenerfassung und Identitätsprüfung abgeschlossen sind, wird der Zugang freigegeben — der Gast erhält den Code oder die Tür öffnet sich. Diese Reihenfolge ist wichtig: Sie stellt sicher, dass niemand ohne abgeschlossene Erfassung in die Wohnung kommt.
Immer einen Fallback einplanen
Technik kann ausfallen — leeres Akku im Smart Lock, schlechtes Netz, ein verunsicherter Gast. Plane deshalb immer einen Plan B: einen Schlüsseltresor mit Notfallcode, eine erreichbare Telefonnummer oder einen Ansprechpartner vor Ort. Das verhindert die schlimmste aller Bewertungen — der Gast steht nachts vor verschlossener Tür.
Häufige Stolperfallen
- Zu viele Schritte: Jeder zusätzliche Klick kostet Gäste. Halte den Ablauf so kurz wie möglich.
- Keine Sprachoptionen: Internationale Gäste brechen ab, wenn sie den Ablauf nicht verstehen.
- Datenschutz vergessen: Ausweisdaten gehören verschlüsselt gespeichert und automatisch gelöscht.
- Kein Test: Gehe den Check-in einmal selbst als Gast durch, bevor du ihn scharfschaltest.
Alles aus einer Hand
Du kannst diese Bausteine einzeln zusammenstecken — oder eine Plattform nutzen, die sie bereits verbindet. Oasify führt Online-Check-in, Ausweisprüfung, digitalen Meldeschein und die Nuki-Türöffnung in einem Ablauf zusammen: Der Gast checkt selbst ein, der Zugang wird erst nach erfolgreicher Prüfung freigegeben, und die Daten werden DSGVO-konform verwaltet.
Passende Lösung: Self-Check-in mit Oasify
Du willst den Self-Check-in nicht selbst zusammenstecken? So richtest du ihn mit Oasify in wenigen Minuten ein.