Co-Host für Ferienwohnungen werden: Vertrag, Vergütung, Haftung und Datenschutz

Was ein Co-Host eigentlich macht - und was nicht

Der Begriff kommt von Airbnb, wo ein Gastgeber einer zweiten Person Zugriff auf sein Inserat geben kann. In der Praxis ist die Spannbreite riesig. Am einen Ende steht der Online-Co-Host, der Anfragen beantwortet, Kalender pflegt und Preise anpasst - alles vom Sofa aus. Am anderen Ende steht der Full-Service-Verwalter, der zusätzlich Reinigung, Wäsche, Schlüsselübergabe, Schadensmeldung, Nachfüllen und Notfälle um drei Uhr nachts übernimmt. Dazwischen gibt es jede denkbare Mischung.

Was du nicht bist: der Vermieter. Der Beherbergungsvertrag mit dem Gast kommt zwischen Gast und Eigentümer zustande, auch wenn du die Nachricht geschrieben hast. Diese Unterscheidung zieht sich durch alles, was folgt - Haftung, Steuern, Meldepflicht, Datenschutz. Wer sie im Kopf behält, trifft die meisten Entscheidungen automatisch richtig.

Gewerbe anmelden - ja, auch beim ersten Kunden

Sobald du gegen Geld dauerhaft für Dritte tätig wirst, ist das gewerblich. Das gilt beim ersten Eigentümer genauso wie beim zehnten. Die Gewerbeanmeldung beim Ordnungs- oder Gewerbeamt kostet wenige Euro und ist an einem Vormittag erledigt. Eine Erlaubnis nach § 34c GewO, wie sie Makler und Wohnimmobilienverwalter brauchen, ist für die Betriebsführung von Ferienwohnungen typischerweise nicht erforderlich - du vermittelst keine Wohnungen und verwaltest keine Wohnungseigentümergemeinschaft. Wenn du unsicher bist, weil du zum Beispiel auch Mietverträge für den Eigentümer unterschreiben sollst, frag deine IHK, bevor du startest.

Steuerlich bist du Dienstleister: Deine Vergütung ist Umsatz deines Gewerbes und unterliegt der Umsatzsteuer mit 19 %, sofern du nicht Kleinunternehmer bist. Die Übernachtungsumsätze selbst sind hingegen die des Eigentümers - sie laufen nie durch deine Bücher. Wie sich das auf Rechnung, Steuersatz und Buchhaltung des Eigentümers auswirkt, steht im Ratgeber Buchhaltung, Rechnung und Kurtaxe.

Der Vertrag: Geschäftsbesorgung, nicht Handschlag

Rechtlich ist das Co-Hosting meist ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB: Du besorgst für den Eigentümer ein Geschäft, das eigentlich seines ist. Der Vertrag muss nicht lang sein, aber er muss diese Punkte klären:

• Leistungskatalog - was genau du übernimmst und was ausdrücklich nicht (Nachtdienst? Handwerker koordinieren? Kleinreparaturen bis 100 Euro ohne Rücksprache?).
• Vollmachten und Zugänge - Airbnb-Co-Host-Zugriff, Booking.com-Zugang, Channel-Manager, Smart-Lock-Verwaltung. Halte fest, welche Zugänge du bekommst und dass sie beim Vertragsende zurückgehen.
• Vergütung - Modell, Bezugsgröße, Abrechnungsrhythmus und wer welche Durchlaufkosten trägt. Die Details dazu im Ratgeber Co-Host-Vergütung.
• Haftung - für Gästeschäden haftet der Gast, das Risiko trägt der Eigentümer über Versicherung und Kaution. Deine Haftung für eigene Fehler solltest du auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit begrenzen, soweit das im Einzelfall zulässig ist, und mit einer Betriebshaftpflicht unterlegen.
• Laufzeit und Kündigung - eine Kündigungsfrist von ein bis drei Monaten ist üblich. Wichtig ist die Regelung für laufende Buchungen: Wer betreut Gäste, die nach dem Vertragsende anreisen, aber davor gebucht haben?
• Übergabe beim Ende - welche Daten der Eigentümer bekommt (Buchungshistorie, Gästedaten, Vorlagen), in welchem Format, und dass du danach nichts mehr davon behältst.

Pflichten des Betriebs: Meldeschein, Kurtaxe, Statistik

Drei Pflichten hängen am Beherbergungsbetrieb selbst und damit am Eigentümer - auch wenn du sie in der Praxis erledigst:

• Der Meldeschein nach § 29 Bundesmeldegesetz muss für jeden Gast ausgefüllt und aufbewahrt werden. Wer ihn ausfüllt, ist Organisationssache; dass er existiert, ist Sache des Betriebs.
• Die Kurtaxe zieht der Betrieb beim Gast ein und führt sie an die Gemeinde ab. Sie ist nie Teil deiner Vergütungsbasis - sie gehört weder dir noch dem Eigentümer.
• Die Beherbergungsstatistik meldet der Betrieb ab einer bestimmten Bettenzahl monatlich an das Statistische Landesamt.

Der Vertrag sollte benennen, wer diese Aufgaben ausführt, wer die Fristen überwacht und wo die Unterlagen liegen. Ein Eigentümer, der von der Meldepflicht noch nie gehört hat, wird sich im Zweifel an dich halten - sorge dafür, dass ihr beide wisst, wessen Pflicht es ist.

Datenschutz: Du bist Auftragsverarbeiter

Gästedaten - Namen, Adressen, Ausweisdaten, Zahlungsdaten, Nachrichten - gehören dem Eigentümer. Er ist der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, weil er über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Du verarbeitest diese Daten in seinem Auftrag, also bist du Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Daraus folgt eine harte Pflicht: Ihr braucht einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und zwar mit jedem einzelnen Eigentümer.

Der AVV ist kein Formalismus. Er legt fest, welche Daten du verarbeitest, wie du sie schützt, dass du sie nicht für eigene Zwecke nutzt und dass du sie nach Vertragsende löschst oder zurückgibst. Vorlagen dafür gibt es bei jeder Landesdatenschutzbehörde. Was darüber hinaus bei DSGVO in der Ferienwohnung und speziell bei Ausweiskopien gilt, trifft dich als Auftragsverarbeiter genauso wie den Eigentümer.

Der praktische Teil ist mindestens so wichtig: Betreust du mehrere Eigentümer, dürfen deren Gästedaten nicht in einem Topf landen. Eine Excel-Liste mit allen Gästen aller Kunden ist eine Datenpanne, die nur noch auf ihren Anlass wartet. Welche Werkzeuge das sauber trennen, zeigt der Ratgeber Mehrere Kunden als Co-Host verwalten.

Geld: Nie das Gästegeld anfassen

Der Reflex vieler Einsteiger: Ich kassiere den Gast, behalte meinen Anteil und überweise dem Eigentümer den Rest. Das ist bequem und potenziell ein aufsichtsrechtliches Problem. Wer regelmäßig und gewerblich fremde Gelder einzieht und weiterleitet, kann als Zahlungsdienstleister im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) gelten - und dafür braucht es eine Erlaubnis der BaFin. Ob dein konkretes Modell darunter fällt, kann nur ein Anwalt beurteilen; einfacher ist es, den Fall gar nicht erst zu erzeugen.

Der saubere Weg: Gästezahlungen gehen direkt an den Eigentümer. Bei Airbnb und Booking.com passiert das über dessen Auszahlungskonto ohnehin; für Direktbuchungen hinterlegt der Eigentümer sein eigenes Stripe-Konto. Du stellst ihm monatlich deine Vergütung in Rechnung, auf Basis der Umsätze, die ihr beide im System sehen könnt. Mehr Buchhaltung, dafür kein Grauzonen-Risiko - und keine Diskussion, wem das Geld auf deinem Konto gerade gehört.

Wachsen ohne Chaos

Bei einem Eigentümer trägst du alles im Kopf. Bei drei brauchst du ein System, bei zehn brauchst du eines, das Kunden strukturell trennt: eigene Kalender, eigene Reinigungspläne, eigene Rechnungskreise, eigene Zugänge. Wer das mit einem Airbnb-Login pro Kunde und einer WhatsApp-Gruppe pro Reinigungskraft löst, skaliert genau bis zu dem Tag, an dem die falsche Reinigungskraft in der falschen Wohnung steht. Wie du dein Geschäft von Anfang an so aufsetzt, dass es wächst, beschreibt der Ratgeber Businessplan und Skalierung.

Wie Oasify hilft

In Oasify legst du für jeden Eigentümer einen Standort vom Typ „Kunde (Fremdverwaltung)" an. Der Kunde bekommt damit seinen eigenen Mandanten: eigene Wohnungen, eigene Smoobu-Anbindung, eigene Buchungsseite, eigenen Rechnungskreis - und ein eigenes Stripe-Konto, auf dem Direktbuchungen, Upsells und Kurtaxe direkt landen. Du arbeitest in allen Kunden mit demselben Login, siehst den Umsatz pro Kunde in einer Übersicht und vergibst Zugänge nur für den jeweiligen Standort. Personal und Wohnungen lassen sich zwischen Kunden nicht verschieben, die Reinigungsplanung bleibt pro Mandant. Meldeschein, Kurtaxe-Einzug und Beherbergungsstatistik erledigt jeder Mandant für sich - mit der Firmierung des Eigentümers auf jedem Beleg. Vermietest du dagegen im eigenen Namen, trägt die Gastrechnung deine Firma, und das Gästegeld ist deine eigene Einnahme. Für diesen Weg rechnet Oasify monatlich mit dem Eigentümer ab, siehe Eigentümerabrechnung für Ferienwohnungen. Welches der beiden Modelle dein Vertrag abbildet, klärst du vorher mit Steuerberater oder Anwalt.