Buchhaltung, Rechnungen & Kurtaxe für die Ferienwohnung - korrekt und ohne Excel

Warum Buchhaltung bei der Ferienwohnung mehr ist als Einnahmen sammeln

Wer eine Ferienwohnung vermietet, betreibt steuerlich meist einen kleinen Beherbergungsbetrieb - und kein klassisches Vermietungsobjekt. Das hat Folgen: Du erbringst Beherbergungsleistungen, stellst dafür Rechnungen aus, ziehst eventuell Kurtaxe ein und musst deine Einnahmen sauber dokumentieren. Das alles landet am Jahresende in einer Steuererklärung, häufig in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der du Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüberstellst.

Damit das funktioniert, brauchst du zwei Dinge: vollständige Belege und ein System, das sie ordentlich ablegt. Wer das mit losen Belegen und einer Excel-Tabelle löst, riskiert Lücken - und genau die fallen bei einer Prüfung auf. Dieser Beitrag gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Pflichten rund um Rechnung, Umsatzsteuer und Kurtaxe.

Pflichtangaben: Was nach §14 UStG auf die Rechnung gehört

Das Umsatzsteuergesetz schreibt in §14 UStG genau vor, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formell mangelhaft - das ärgert nicht nur geschäftliche Gäste, die einen Vorsteuerabzug brauchen, sondern kann auch dir bei einer Prüfung Probleme machen. Zu den Pflichtangaben gehören typischerweise:

• vollständiger Name und Anschrift von dir (leistender Unternehmer) und dem Gast (Leistungsempfänger)
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung (z. B. Übernachtungen mit Zeitraum)
• Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistung
• das Entgelt, getrennt nach Steuersätzen
• der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag - oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten erleichterte Regeln: Hier reichen weniger Angaben, etwa dein Name und deine Anschrift, das Datum, die Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Die fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des Gastes sind dann beispielsweise nicht zwingend. Sobald du aber gegenüber Firmenkunden abrechnest, lohnt sich die vollständige Rechnung praktisch immer.

Umsatzsteuer: 7 % auf die Übernachtung - aber nicht auf alles

Für die kurzfristige Beherbergung von Gästen gilt in Deutschland der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % (§12 Abs. 2 Nr. 11 UStG), nicht der reguläre Satz von 19 %. Als kurzfristig gilt dabei üblicherweise eine Vermietung von nicht mehr als sechs Monaten - was auf die typische Ferienwohnung gut passt.

Wichtig: Begünstigt sind nur die Leistungen, die unmittelbar der Beherbergung dienen. Zusatzleistungen wie Frühstück, Parkplatz, Wäsche- oder Reinigungsservice gegen gesondertes Entgelt können dem regulären Satz unterliegen und müssen dann getrennt ausgewiesen werden. In der Praxis bedeutet das: Auf einer Rechnung können durchaus mehrere Steuersätze stehen. Die genaue Einordnung deiner Zusatzleistungen solltest du mit deiner Steuerberatung abstimmen.

Kurtaxe: getrennt ausweisen, ohne Umsatzsteuer

Viele Urlaubsregionen erheben eine Kurtaxe oder Gästebeitrag pro Übernachtung. Diesen Betrag ziehst du als Vermieter nur für die Gemeinde ein und leitest ihn weiter - er ist ein Durchlaufposten. Das heißt: Die Kurtaxe gehört nicht zu deinen Einnahmen im umsatzsteuerlichen Sinne und unterliegt nicht der Umsatzsteuer. Auf der Rechnung weist du sie deshalb gesondert aus, klar getrennt vom Übernachtungspreis und ohne darauf erhobene Umsatzsteuer.

Vermischst du Kurtaxe und Übernachtungspreis, entsteht schnell ein Fehler: Entweder rechnest du zu viel Umsatzsteuer ab oder die Trennung lässt sich später nicht mehr sauber nachvollziehen. Wie die Kurtaxe in deiner Region berechnet und gemeldet wird, erklären wir ausführlich im Beitrag Kurtaxe für die Ferienwohnung.

Kleinunternehmer: die Grenzen ab 2025

Wenn deine Umsätze überschaubar sind, kannst du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen. Dann weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führst auch keine ab - dafür kannst du im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen ziehen.

Zum 1. Januar 2025 wurden die Grenzen angehoben. Maßgeblich sind seither: höchstens 25.000 Euro Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Neu ist auch, dass die Befreiung sofort endet, sobald du die Grenze im laufenden Jahr überschreitest - der Umsatz oberhalb der Grenze unterliegt dann der regulären Besteuerung. Wer als Kleinunternehmer abrechnet, sollte auf der Rechnung einen entsprechenden Hinweis aufnehmen, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Ob die Kleinunternehmer-Option für dich sinnvoll ist, hängt von deiner Situation ab: Hohe Investitionen mit Vorsteuerpotenzial sprechen eher dagegen, ein einfacher Betrieb mit wenigen Ausgaben eher dafür. Das ist eine Entscheidung, die du am besten mit deiner Steuerberatung triffst.

Sauberes Belegwesen: warum GoBD und Nachvollziehbarkeit zählen

Das Finanzamt erwartet, dass deine Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar sind. Diese Grundsätze fasst die GoBD zusammen - die Regeln zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung digitaler Bücher und Belege. Praktisch heißt das: Eine einmal vergebene Rechnungsnummer darf nicht doppelt vorkommen, eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht einfach überschreiben, und Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben.

Genau hier wird Excel zur Schwachstelle: Zellen lassen sich jederzeit überschreiben, Nummern springen, Belege liegen in einem anderen Ordner. Bei einer Betriebsprüfung ist eine lückenhafte oder veränderbare Tabelle ein Risiko. Eine Software, die Rechnungen fortlaufend nummeriert, Stornos sauber als Korrektur abbildet und alles revisionssicher ablegt, nimmt dir diese Sorge ab. Wer zusätzlich die Meldepflichten im Blick behalten muss, findet Details im Beitrag Meldepflicht für die Ferienwohnung.

Wie Oasify hilft

Oasify enthält ein Rechnungsmodul, das genau auf diese Anforderungen ausgelegt ist. Rechnungen werden mit den Pflichtangaben nach §14 UStG erstellt und fortlaufend nummeriert, sodass du dich nicht um die Reihenfolge kümmern musst. Übernachtungspreis und Kurtaxe werden getrennt ausgewiesen, und der Umsatzsteuersatz lässt sich passend hinterlegen - die Trennung von Beherbergung und Durchlaufposten bleibt so sauber nachvollziehbar. Muss eine Rechnung zurückgenommen werden, erzeugt Oasify eine Stornorechnung als nachvollziehbare Korrektur, statt das Original zu verändern. Fertige Rechnungen kannst du direkt per automatischem Mailversand an deine Gäste schicken. So ersetzt das Modul die Excel-Tabelle für deine Ausgangsrechnungen und legt sie geordnet ab. Beachte aber: Oasify ist kein Steuerprogramm - es erstellt keine Steuererklärung und übernimmt nicht die Arbeit deiner Steuerberatung. Für die endgültige steuerliche Bewertung bleibt diese die richtige Adresse.