Sicherheit & Datenschutz

Beim Check-in verarbeitet Oasify besonders schützenswerte Daten — Ausweisbilder, Klarnamen, Aufenthaltsdaten. Diese Seite fasst zusammen, wie wir damit umgehen: wo Daten liegen, wie lange sie aufbewahrt werden, wer darauf zugreifen kann und welche Verträge das absichern. Sie ersetzt nicht die Datenschutzerklärung, sondern gibt dir (und deinem Steuerberater oder Datenschutzbeauftragten) den schnellen Überblick.

Hosting und Datenstandort

• EU-Datenhaltung: Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher laufen in EU-Rechenzentren (Irland); die Anwendung wird über EU-Infrastruktur ausgeliefert (Frankfurt).
• Ausweis-Erkennung (OCR) in der EU: Die automatische Auswertung von Ausweisdokumenten läuft über Azure OpenAI mit EU-Datenverarbeitung — nicht über US-Endpunkte.
• Verschlüsselung: Übertragung ausschließlich per TLS (HTTPS erzwungen, HSTS), Speicherung verschlüsselt (AES-256 auf Storage-Ebene).

Auftragsverarbeitung (AVV)

Mit jedem Oasify-Konto steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit — inklusive der Liste aller eingesetzten Subdienstleister und der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM). Du musst dafür nichts anfragen: Der Vertrag ist öffentlich einsehbar und Bestandteil der Nutzung.

KI-Gästeagent: was die KI sieht — und was nicht

Der KI-Gästeagent beantwortet wiederkehrende Gästefragen. Er ist der Teil von Oasify, der am ehesten die Frage aufwirft: Was schickt ihr da eigentlich an ein Sprachmodell? Deshalb hier die konkrete Antwort statt einer Beteuerung.

• Feste Feldliste statt Sperrliste. Übermittelt wird nur, was ausdrücklich im Quelltext aufgeführt ist: Eckdaten der Buchung, Stammdaten der Wohnung, veröffentlichte Gäste-Infos und die vom Betrieb gepflegte Wissensbasis. Eine neue Datenbankspalte landet nicht dadurch im Prompt, dass beim Hinzufügen niemand daran gedacht hat, sie auszuschließen.
• Ausweis- und Meldedaten sind ausgenommen. Ausweisbilder, OCR-Daten, Check-in-Datensätze, Meldescheine und Gastadressen erreichen das Sprachmodell nicht. Der Agent beantwortet Fragen zur Wohnung; mit der Identitätsprüfung hat er nichts zu tun.
• Türcodes ebenfalls. PINs, Keypad-Codes und Angaben zu Schlüsselverstecken stehen nicht auf der Feldliste. Zusätzlich werden alle Freitextfelder — auch die selbst gepflegte Wissensbasis — automatisch geprüft und aus dem Kontext genommen, wenn sie codeartig aussehen. Der Empfänger einer Nachricht ist nicht verifiziert; er ist nur, wer diesen Nachrichtenverlauf bespielt.
• Verarbeitung in der EU, kein Training. Über Microsoft Azure OpenAI in der Region Sweden Central. Die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Beantwortete Nachrichten speichern wir nicht. Der Nachrichtenverlauf bleibt beim angebundenen Buchungssystem. Nur zwei Fälle werden befristet aufbewahrt: eine Frage, die der Agent nicht beantworten konnte (damit der Betrieb die Lücke schließen kann), und ein abgewehrter Manipulationsversuch — jeweils mit eigenem Zweck, eigener Rechtsgrundlage und eigener Frist.

Warum er nichts erfinden kann

Ein Sprachmodell zu bitten, nichts zu erfinden, ist keine Sicherheitsmaßnahme. Die Absicherungen wirken deshalb unabhängig davon, ob sich das Modell an Anweisungen hält:

• Belegpflicht für Zahlen. Jede Ziffernfolge im Entwurf muss auch in den übergebenen Daten stehen. Das erschlägt erfundene Uhrzeiten, Preise und Codes in einem Zug — auch dann, wenn sie als „17:30" oder „60,00" getarnt sind.
• Keine unbelegte Verneinung. Fehlt ein Eintrag, heißt das nicht, dass es die Sache nicht gibt. Verneinen darf der Agent nur für Kategorien, die der Betrieb ausdrücklich als vollständig markiert hat — sonst gibt er ab.
• Gesperrte Themen. Erstattung, Storno, Buchungsänderung, Preiszusagen, Zugang zur Wohnung, Beschwerden und rechtliche Anliegen sind vom automatischen Versand ausgenommen und lassen sich auch nicht freischalten — die Liste steht im Quelltext, nicht in einer Einstellung.
• Manipulationsschutz. Der Gästentext wird dem Modell als Daten übergeben, nie als Anweisung; Übernahmeversuche werden mehrsprachig erkannt, bevor überhaupt ein Modellaufruf stattfindet.

Kennzeichnung nach der EU-KI-Verordnung

Automatisch versendete Antworten tragen einen abgesetzten Hinweis auf den KI-Einsatz — in der Sprache, in der der Gast geschrieben hat, samt dem Weg zu einem Menschen. Schreibt jemand in einer Sprache, die der Agent nicht abdeckt, wird die Nachricht ausnahmslos einem Menschen vorgelegt. Verlangt ein Gast einen Menschen, wird die Buchung dauerhaft auf manuelle Bearbeitung umgestellt.

Für den Agenten liegt eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO vor. Wir stellen sie Kunden als Blaupause zur Verfügung — Verantwortlicher und damit Adressat der Pflicht bleibt der jeweilige Beherbergungsbetrieb. Details zur Verarbeitung stehen in Abschnitt 7.3 der Datenschutzerklärung.

Aufbewahrung und Löschung

• Meldescheine: werden entsprechend der gesetzlichen Frist aufbewahrt (12 Monate ab Abreise) und anschließend fristgerecht gelöscht (§ 30 BMG).
• Ausweisdokumente: Die Aufbewahrung ist pro Betrieb konfigurierbar — inklusive der Option, ganz auf die Speicherung zu verzichten. Löschfristen laufen automatisch, ohne manuelles Zutun.
• Rechnungen: unterliegen den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und sind von automatischen Löschungen ausgenommen.
• Betroffenenrechte: Datenexport und Löschung nach Art. 15/17 DSGVO sind als Funktionen eingebaut, nicht nur als Prozessbeschreibung.

Zugriffskontrolle

• Mandantentrennung: Jede Datenbank-Abfrage ist strukturell an deine Organisation gebunden; zusätzlich sichern Row-Level-Security-Regeln die Datenbank ab.
• Rollen statt Vollzugriff: Admin, Mitarbeiter und Steuerberater sehen jeweils nur, was ihre Rolle braucht — Reinigungskräfte z. B. keine Gästedokumente.
• Interne Absicherung: Administrative Zugänge bei Oasify sind mit Mehr-Faktor-Authentifizierung geschützt; sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert.

Rechnungen und GoBD

Rechnungen entstehen in Oasify unveränderlich und fortlaufend nummeriert. Korrekturen laufen als Stornorechnung mit Gegenbeleg statt stiller Änderung — das Original bleibt erhalten. Für die Buchhaltung gibt es einen eigenen Steuerberater-Zugang mit Export-Funktionen sowie eine Lexware-Office-Anbindung.

Meldewesen und Kurtaxe

Die Meldeschein-Logik bildet die Rechtslage seit dem 1. Januar 2025 ab: Meldescheine werden nur noch für ausländische Gäste erhoben (§§ 29, 30 BMG). Kurtaxe wird je Gemeinde konfiguriert, automatisch berechnet und revisionssicher dokumentiert.

Fragen?

Dein Datenschutzbeauftragter hat Detailfragen, oder du brauchst den AVV als unterschriebenes Exemplar? Schreib uns an info@oasify.de — wir antworten auf Deutsch und ohne Ticket-Pingpong.

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